Unternehmenspräsentation: So überzeugen Sie Auftraggeber und Geschäftspartner

Sei es auf der Suche nach neuen Projekt- und Geschäftspartnern, sei es bei dem Versuch, den Kundenstamm zu vergrößern oder sei es bei einer Messeteilnahme: Sie können mit Ihrem Unternehmen immer wieder in die Lage kommen, sich präsentieren zu müssen. Da ist es gut, wenn Sie wissen, wie Sie andere überzeugen.

Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel

Worauf kommt es bei der Präsentation an?

Denken Sie daran, dass Sie nicht viel Zeit haben, Ihr Gegenüber zu überzeugen. Die Aufmerksamkeitsspanne mancher Businessleute oder auch potenzieller Kunden auf einer Veranstaltung ist mehr als kurz und wer nicht mit den ersten Worten punktet, kann damit rechnen, dass sich die Zielperson abwendet.

Wenn auch nicht körperlich, dann doch zumindest geistig – schon ist alles verloren. Gehen Sie davon aus, dass Sie rund 30 Sekunden Zeit haben, die Grundidee Ihres Unternehmens oder Ihres Produkts vorzustellen.

Das reicht nicht? Wenn Sie binnen dieser Zeit keine Aufmerksamkeit erregt haben, dürfte der Zug abgefahren sein. Ist die erste Aufmerksamkeit sicher, haben Sie noch rund zwei bis fünf Minuten, dann sollte eine Entscheidung bereits feststehen. Kein Wunder, dass es heißt, das Wirtschaftsleben sei sehr schnelllebig!

Wichtig ist also, in kürzester Zeit so viele Fakten wie möglich zu präsentieren und das auf eine Art und Weise, die Lust auf mehr macht. Auf eine Zusammenarbeit mit Ihnen, auf eine Bestellung Ihres Produkts, auf die Inanspruchnahme der gebotenen Dienstleistung.

Auch wenn eine Unternehmenspräsentation immer an die aktuellen Gegebenheiten angepasst werden muss bzw. an die Gründe, warum Sie sich überhaupt vorstellen müssen, so gleich sich der Aufbau doch immer. (#01)

Aufbau der Präsentation

Nun gehen Sie schon darauf ein, warum Ihr Unternehmen das beste für den jeweiligen Auftrag ist oder warum es sich für eine Zusammenarbeit besonders gut eignet. Was können Sie, was andere nicht können? Worin sind Sie besonders gut?

Heben Sie Ihre Vorzüge und Ihr Können hervor, ohne dass es prahlerisch oder übertrieben wirkt. Stellen Sie die Vorteile Ihres Unternehmens heraus und gehen Sie dabei vor allem auf den Nutzen für den Auftraggeber ein. Bei allem sollten Sie davon ausgehen, was sich der Kunde wünscht: Was hätte er davon, wenn er Sie und Ihr Unternehmen beauftragt? Welchen Sinn macht eine Kooperation für den Geschäftspartner?

Im Folgenden gehen wir noch einmal genauer auf die einzelnen Punkte der Präsentation ein:

Die eigene Vorstellung
Hierbei geht es nicht darum, einen Lebenslauf aufzuzeigen. Gehen Sie lieber darauf ein, welche Kompetenzen Sie mitbringen, welche Erfahrung und welches Wissen – was ist für die Bearbeitung des aktuellen Projekts oder für die künftige Auftragserfüllung wichtig? Drei bis fünf Sätze müssen hier reichen!
Vorstellung Ihres Unternehmens
Auch bei diesem Punkt sollten Sie mit wenigen Sätzen auskommen und nur das erzählen, was wirklich wichtig ist. Nennen Sie allgemeine Kompetenzen, spezielle Fähigkeiten, die besondere technische Ausstattung und gehen Sie dabei vor allem auf die Belange ein, die momentan im Fokus stehen. Was von all dem könnte den Ihnen gegenüberstehenden Unternehmer oder Kunden interessieren?
Warum ist Ihr Unternehmen ideal?
Die Antwort darauf kennen Sie, jetzt müssen Sie nur noch Ihr Gegenüber davon überzeugen. Zeigen Sie auf, was Ihre Firma von der Konkurrenz unterscheidet, welche Leistungen nur Sie erbringen können. Beziehen Sie hier auch die Kompetenzen der Mitarbeiter ein, stellen Sie bisherige maßgeschneiderte Lösungen vor und nennen Sie Partner, mit denen Sie exklusiv zusammenarbeiten. Dieser Punkt ist nahtlos mit dem Punkt 2 verbunden.
Nutzen für den Auftraggeber
Nun gilt es, die Vorteile, die der Auftraggeber durch Ihre Beauftragung hätte, herauszustellen. Zeigen Sie, dass Ihr Unternehmen für maximale Sicherheit bei der Auftragserfüllung steht, dass Sie individuelle Lösungen bieten, terminlich sicher sind und dass Sie auch eventuell nötige Zusatzleistungen übernehmen.

Gut zu wissen: Direkt nach der Präsentation sind Ihre Chancen, den Zuschlag zu bekommen, am größten. (#02)

Mit der Selbstpräsentation den Abschluss erreichen

Ziel all dieser Überlegungen ist es, den Abschluss zu bekommen. Sie möchten ein bestimmtes Projekt übernehmen, mit einem Handelspartner zusammenarbeiten oder einen neuen Geschäftspartner gewinnen. Mit ein wenig Glück bekommen Sie die Zusage direkt – mit Pech gar nicht. Eventuell bittet sich der Gesprächspartner noch Zeit aus, dann können Sie nach wenigen Tagen direkt nachfragen.

Gut zu wissen: Direkt nach der Präsentation sind Ihre Chancen, den Zuschlag zu bekommen, am größten. Doch verzweifeln Sie nicht, wenn es dieses Mal nicht geklappt hat und fragen Sie auch nach, warum Sie nicht beauftragt wurden. Sie können daraus nur lernen und in Zukunft die eigene Präsentation besser auf die Bedürfnisse der Geschäftspartner und Auftraggeber ausrichten.

Hochwertiges Equipment für einen professionellen Eindruck

Die meisten Menschen haben schon einmal einen Auftritt gesehen, der wenig professionell gewirkt hat. Dies kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn minderwertiges Equipment verwendet wird. Es macht aber immer einen schlechten Eindruck, wenn während eines Vortrags etwas kaputt geht oder nicht so funktioniert, wie es soll.

Dies ist nicht nur unangenehm für den Referenten, sondern kann auch dazu führen, dass die Zuhörer das jeweilige Unternehmen des Redners schlecht in Erinnerung behalten. Dennoch muss für eine hochwertige Konferenzausstattung keine große Summe ausgegeben werden. Einige Anbieter haben sich auf die Vermietung hochwertiger Tagungstechnik spezialisiert, wie das Sortiment von event-vermietung zeigt.

Was ist noch wichtig?

Die rationalen Argumente sind die eine Seite, die Ihre Präsentation ausmacht. Doch auch die emotionalen Aspekte dürfen Sie nicht vergessen! Denken Sie daran, dass Sie rundum positiv wahrgenommen werden wollen, was schon mit dem Outfit anfängt. Kleiden Sie sich dem Anlass entsprechend und wählen Sie das Outfit mit Bedacht.

Auf einer Messe sollten Sie nicht in Jeans und T-Shirt erscheinen, es sei denn, es handelt sich um eine Freizeitmesse, auf der alle Teilnehmer so gekleidet sind. Achten Sie bei der Präsentation auch auf Ihre Körperhaltung und –sprache, denken Sie an Mimik und Gestik. Es ist sinnvoll, den Kurzvortrag zu Hause zu üben, wenn Sie noch keine Erfahrung in derlei Dingen haben. Halten Sie beim Reden Blickkontakt und sprechen Sie Ihren Gesprächspartner immer wieder persönlich an.

In vielen Fällen ist es hilfreich, die Argumente bildlich darzustellen. So bleibt Ihr Vortrag in besserer Erinnerung, denn das Gehirn des Gesprächspartnern verknüpft die Bilder mit Ihren Worten. Doch Vorsicht: Leider haben Umfragen ergeben, dass rund 80 Prozent der Powerpoint-Präsentationen einfach nur langweilig sind.

Die Zuhörer sind aber nur begeistert, wenn sie gefesselt sind – daher geben wir an dieser Stelle zehn hilfreiche Tipps, mit denen Ihre Zuhörer nicht bereits abschalten, nur weil Sie den Beamer anschalten:

Präsentation ohne Anstriche
Beginnen wir den ersten Tipp mit einem Anstrich und dem Hinweis, dass Sie genau so etwas nicht machen sollten! Bulletpoints regen zum Lesen an. Ihre Zuhörer sollen doch aber hören und nicht lesen! Starten Sie mit einer Anekdote, mit einer rosigen Zukunftsaussicht oder etwas anderem, das die Aufmerksamkeit voll und ganz fesselt.
Eine Botschaft kommt immer allein
Unterlegen Sie Ihren Vortrag mit Folien, so schreiben Sie immer nur eine Botschaft pro Folie auf. Das regt nicht zum Lesen an, beinhaltet aber die wichtigsten Punkte der Rede. Als Handout ist solch eine Präsentation aber nicht mehr geeignet.
Ablesen als tabu
Schon in der Schule haben wir gelernt, dass bei einem Vortrag nicht abgelesen werden darf. Das gilt auch im Geschäftsleben! Halten Sie Blickkontakt mit den Zuhörern bzw. schauen Sie ganz knapp über deren Köpfe hinweg, wenn Sie ein eher schüchterner Redner sind.
Bilder stehen für Emotionen
Folien sollen bunt sein – aber nicht durch einen farbigen Hintergrund, sondern durch tolle Bilder. Denken Sie dabei aber an den Urheberrechtsschutz und verwenden Sie keine Google-Bilder!
Vortragszeit einhalten
Nichts ist schlimmer als ein Vortrag, der nicht enden will. Halten Sie sich strikt an die Redezeit und unterbieten Sie sie lieber, statt alles auszudehnen. Es gibt eine Faustregel aus drei Zahlen: 10 (Folien), 20 (Redezeit) und 30 (Mindestschriftgröße). Diese Regel gilt aber nur bei Vorträgen, bei der Kurzpräsentation sollten die oben genannten fünf Minuten nicht überschritten werden.
Weitere Medien nutzen
Beziehen Sie auch die Pinnwand mit ein bzw. weitere Medien, mit denen sich der Vortrag auflockern lässt. Der Beamer allein ist langweilig!
Das Publikum beachten
Beachten Sie beim Reden, wie das Publikum reagiert und wie sich die eigenen Mitarbeiter verhalten. Passen Sie Ihren Vortrag gegebenenfalls an. Stellen Sie Fragen, wenn die Leute unruhig werden oder wenn sie scheinbar nicht folgen können. Wenden Sie sich dabei bevorzugt an Menschen, die sympathisch erscheinen.
Machen Sie mal Pause
Damit Sie menschlicher wirken, trinken Sie ruhig etwas. Das lockert die Atmosphäre (bitte Vorsicht – Wasser ohne Sprudel wählen!) und lässt Ihnen kurz Zeit zum Luftholen. Außerdem legt sich damit die Aufregung ein wenig.
Mit den Zuhörern arbeiten
Beziehen Sie das Publikum mit ein und sei es nur durch einen Witz! Dieser muss aber wirklich lustig sein, ansonsten haben Sie mit etwas Pech schon verspielt. Ihre Präsentation sollte Unterhaltungscharakter haben, ohne dass sie gezwungen oder nicht angemessen wirkt.
Präsentationen üben
Wie bei allem gilt auch für Präsentationen, dass Übung den Meister macht. Dabei gilt nicht nur, dass Sie den Vortrag zu Hause oder im Kollegenkreis zur Probe halten, sondern dass Sie allgemein häufig derartige Reden halten. Wer sich immer nur davor scheut, steht irgendwann vor dem Problem, eine Rede halten zu müssen und zu aufgeregt dafür zu sein.