Trotz der Entscheidung des Europäischen Gerichtshof zur Zeiterfassungspflicht im Mai 2019 haben viele Unternehmen immer noch keine Lösung in Form einer leistungsstarken Software. Dabei kann es so einfach sein!
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
Zeiterfassungspflicht als Chance: Werdegang und Vorteile der Regelung
Unternehmen, die der Zeiterfassungspflicht nachkommen wollen, haben sich bis heute vielleicht für eine günstige Lösung entschieden, die auf vielerlei Ebenen einen Kompromiss darstellt. Sie war meist eine kostengünstige Investition, bietet aber nur wenige Funktionen, von einer intuitiven Bedienung ganz zu schweigen. Andere Firmen setzen auf Excel-Tabellen und tragen mühsam per Hand die gemeldeten Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer ein.
Übersichtlich ist das nicht. Außerdem steht der Aufwand in keinem Verhältnis zum Nutzen. Dabei gibt es Software, die einfach anzuwenden und für viele Szenarien passend ist. Sie bietet einen schnellen Überblick und erlaubt die Verwaltung von Urlaubsanträgen, die Mitarbeiterplanung und den Export der Daten in das Lohn- und Gehaltsprogramm. Selbst die Datenanalyse ist damit möglich. Genau hierin liegt die Chance der Zeiterfassungspflicht, die ein Schritt zu mehr Produktivität und Effizienz im Unternehmen sein kann.
Zur Geschichte der Zeiterfassungspflicht
Grundlegend für die heute gültige Zeiterfassungspflicht in Deutschland ist ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs im Mai 2019, mit dem die Mitglieder der EU vor neue Herausforderungen gestellt wurden. Arbeitgeber sollten dazu verpflichtet werden, ein System zur Zeiterfassung ihrer Arbeitnehmer einzuführen. Es sollte objektiv, zuverlässig und für alle Berechtigten leicht zugänglich sein. Maßgeblich für das Urteil waren die Vorgaben, die sich aus der Arbeitszeitrichtlinie der EU ergaben.
Im September 2022 kam das für deutsche Unternehmen maßgebliche Urteil des Bundesarbeitsgerichts: Eine Zeiterfassungspflicht soll eingeführt werden, um die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer aufzeichnen zu können. Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeiten sollen dokumentiert werden. Eine genaue Form der Aufzeichnung wurde im Urteil nicht vorgegeben, auch das Verfahren bezüglich der Pausen wurde nicht geregelt.
Inzwischen liegt ein Gesetzesentwurf des Bundesarbeitsministeriums vor, der die Zeiterfassung auf elektronische Art vorgibt. Sollten die festgehaltenen Zeiten nachträglich geändert werden, ist das möglich. Die Erfassung der Arbeitszeit kann sowohl durch die Arbeitnehmer selbst erfolgen als auch durch den Arbeitgeber.
Ein wenig spöttisch wurden Urteil und Entwurf bereits als Rückkehr zur Stechuhr beschrieben. Ebenfalls im Gesetzesentwurf festgehalten sind Ausnahmen. Unter anderem sollen die Tarifvertragsparteien die Möglichkeit bekommen, die Zeiterfassung nicht elektronisch vorzunehmen, sondern sie in Papierform zu ermöglichen, wenn der Datenschutz gewahrt bleibt. Zudem soll es Ausnahmen zur Zeiterfassungspflicht für kleine Unternehmen mit weniger als zehn Beschäftigten geben.
Wichtig: Unternehmen müssen die erstellten Zeitnachweise zwei Jahre lang aufbewahren.
Video: Zurück zur Stechuhr: Unternehmer kritisieren Urteil zur Arbeitszeiterfassung
Darum ist die Zeiterfassungspflicht eine Chance für Unternehmen
Auf den ersten Blick ist die Pflicht zur Zeiterfassung scheinbar lästig und bedeutet nur zusätzlichen Aufwand.
Doch wer einmal weiter blickt, stellt fest, dass diese Verpflichtung ungemeine Chancen für das Unternehmen birgt.
Damit einher gehen unter anderem die folgenden Vorteile:
- Rechtskonformität:
Unternehmen können mit der korrekten Zeiterfassung die Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften nachweisen.
- Genauigkeit der Aufzeichnungen:
Menschliche Fehler sind durch die elektronische Zeiterfassung ausgeschlossen, die Aufzeichnungen sind exakt und nicht anzufechten.
- Kosteneinsparungen:
Der Verwaltungsaufwand bei der Arbeitszeiterfassung wird geringer, Mitarbeiter können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Auch der Datenschutz wird bei elektronischer Erfassung eingehalten.
- Transparenz:
Arbeitnehmer und Arbeitgeber haben Zugang zu den Arbeitszeitdaten, was für mehr Transparenz bei der Zeiterfassung sorgt. Das Vertrauen beider Seiten wird gefördert.
- Planbarkeit des Personaleinsatzes:
Unternehmen können Arbeitszeiten und Personaleinsätze leichter planen, Überstunden sind besser zu überschauen und abzubauen.
Die bisher häufig angewendete Methode, Arbeitszeiten auf Papier oder in einer Excel-Tabelle zu erfassen, ist aufwändig und für alle Beteiligten stressig.
Eine moderne Software hingegen erledigt die Zeiterfassung praktisch nebenbei, nur wenige Klicks genügen.
Für das Unternehmen besonders vorteilhaft: Die Arbeitszeitdaten können dank einer leistungsstarken Software direkt an den Steuerberater oder an die Lohnbuchhaltung gemeldet werden, sodass Abrechnungen korrekt erfolgen.
Software zur Zeiterfassung: Aus der Pflicht einen Vorteil machen
Die Pflicht zur Zeiterfassung hat in vielen Unternehmen bereits Einzug in den Alltag erhalten. Gleichzeitig sind andere Betriebe noch auf der Suche nach der passenden Lösung. Noch gelten Übergangsfristen für Unternehmen, die sich nach der Anzahl der Mitarbeiter richten.
So haben Firmen, die weniger als 50 Angestellte zählen, bis zu fünf Jahre Zeit, um ein System zur Arbeitszeiterfassung zu etablieren. Für alle, die sich auf die Einführung eines Zeiterfassungssystems vorbereiten, gibt es verschiedene Lösungen.
Video: Pflicht zur Arbeitszeiterfassung wirklich für ALLE?
So finden Unternehmen die passende Zeiterfassungssoftware
Einfache Anwendbarkeit, Einhaltung des Datenschutzes, leichte Installation: Eine elektronische Zeiterfassung muss vieles können.
Um die passende Lösung zu finden, helfen Antworten auf die folgenden Fragen weiter:
- Soll die Software nur die Arbeitszeit erfassen oder auch weitere Funktionen bieten?
- Passt die gewünschte Software zur vorhandenen IT-Infrastruktur?
- Wir arbeiten die Mitarbeiter (vor Ort, im Home Office, Remote, Schichten etc.)?
- Werden mobile Zeiterfassungssysteme benötigt?
- Ist eine technische Betreuung möglich?
- Wie leicht muss die Software anwendbar sein (ggf. Mitarbeiterschulungen)?
Mithilfe der Antworten auf diese Fragen ist es möglich, die infrage kommenden Softwarelösungen einzugrenzen. Schnell bleiben nur wenige Anbieter übrig, denn auch wenn die Offerten zahlreich sind, sind letzten Endes doch nur wenige Zeiterfassungssysteme leistungsstark genug.
Was muss eine gute Zeiterfassungssoftware können?
Die Maßgabe, alle Arbeitsstunden möglichst flexibel und zuverlässig erfassen zu können, ist nur über ein digitales Zeiterfassungssystem einzuhalten. Wichtig ist vor allem, dass die Erfassung der Arbeitszeiten gesetzeskonform erfolgt und das für alle Mitarbeiter!
Idealerweise lassen sich die Daten an andere Anwendungsprogramme übertragen, sodass Urlaubs- und Personalplanung sowie die Lohnbuchhaltung davon profitieren. Eine Schnittstelle zum Abruf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen sollte ebenso vorhanden sein wie die vielseitige Erfassung der Daten.
Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, setzen dabei auf eine mobile Datenerfassung am Smartphone oder Tablet. Angestellte, die nur im Büro tätig sind, können ihre Arbeitsstunden am PC erfassen. Mitarbeiter in der Werkshalle bekommen ein Terminal, das ihre An- und Abwesenheitszeiten erfasst. So ausgestattet, wird die Arbeitszeiterfassung zum Kinderspiel.
Darüber hinaus sind folgende Eigenschaften der Software wichtig:
- Verwaltung auch großer Mitarbeiterzahlen
- Im- und Exportmöglichkeiten zu Personaldaten
- Darstellung der An- und Abwesenheitszeiten in Echtzeit
- Angebot verschiedener Auswertungsvarianten
- automatische Schichterkennung
- frei zu konfigurierende Zeitkonten
- Verwaltung von Pausen, Urlauben und Schichten
- Erstellung von Historien
Ebenfalls von Vorteil ist es, wenn die Software zur Zeiterfassung erweiterbar ist. Verschiedene Module lassen sich auswählen, um auch komplexe Anforderungsszenarien zu erfüllen. Unternehmen buchen die Zusatzmodule entsprechend ihrem eigenen Bedarf und zahlen so nur für die Funktionen, die sie wirklich brauchen.
Darüber hinaus sollte eine gute Arbeitszeitsoftware die Berechnung von Zuschlägen erlauben. Zeitmodelle, Schichten, unterschiedliche Pausenzeiten, Wochenend- und Feiertagsarbeit: All diese Arbeitszeitmodelle müssen berücksichtigt werden. Löhne und Gehälter werden darauf angepasst, ihre Berechnung aufgrund der belastbaren und belegbaren Daten deutlich einfacher und nicht mehr anfechtbar.
Ein wenig spöttisch wurden Urteil und Entwurf bereits als Rückkehr zur Stechuhr beschrieben. (Foto: AdobeStock – 1792171 Glen Jones)
Fazit: Zeiterfassungspflicht ist Chance, nicht lästige Pflicht
Auch wenn Unternehmen den scheinbaren Mehraufwand bei der Zeiterfassungspflicht scheuen, so ist dieser doch ein Trugschluss. Dank der passenden Software ist es ein Leichtes, die täglichen An- und Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter festzuhalten und für die Dauer von mindestens zwei Jahren zu dokumentieren.
Die automatische Zeiterfassung entlastet die Mitarbeiter. Zugleich wird das Vertrauen beider Seiten durch nicht anzweifelbare Arbeitszeitdaten gestärkt. Personalplanung, Lohnbuchhaltung und die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeit werden erleichtert.
Damit verbunden ist eine größere Effizienz in der täglichen Arbeit. Die scheinbar lästige Pflicht ist vielmehr ein großer Vorteil.
Wichtig ist vor allem, dass die Erfassung der Arbeitszeiten gesetzeskonform erfolgt und das für alle Mitarbeiter! (Foto: AdobeStock – 449659738 metamorworks)
