Personalzeiterfassung: Ganz einfach digital die Arbeitszeit nachweisen

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Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Personalzeiterfassung. Viele Unternehmen setzen noch auf die manuelle Zeiterfassung, doch immer mehr Firmen haben die digitale Variante bzw. eine Software für sich entdeckt.

Moderne Personalzeiterfassung im Unternehmen: Gesetzliche Regelungen beachten

Den meisten Unternehmen ist eine intelligente und flexible Personalzeiterfassung sehr wichtig. Sie darf keinerlei Aufwand bedeuten und muss praktisch ein Selbstläufer sein. Um die Zeiterfassung auf rechtlich sichere Füße zu stellen, müssen aber erst einmal die rechtlichen Rahmenbedingungen bekannt sein.

Was gehört zu Arbeitszeiten?

Als Arbeitszeiten werden bei der Personalzeiterfassung nicht nur die Zeiten gesehen, die ein Mitarbeiter an seinem Rechner im Büro oder an der Maschine in der Produktionshalle verbringt. Auch Dienstreisen gehören dazu, die Erstellung von Konzepten von zu Hause aus oder das Bearbeiten von Akten während einer Fahrt mit der Bahn.

Wer mit der Bahn unterwegs ist und dabei nichts macht, leistet keine Arbeitszeit. Wer aber selbst einen Pkw auf der Dienstreise fährt, muss diese Fahrzeit als Arbeitszeit anrechnen lassen.

Nicht zu den Arbeitszeiten zählt die Wegstrecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, eine Fahrt zu einer auswärtigen Arbeitsstätte hingegen kann wiederum als Arbeitszeit gesehen werden. Wichtig: Auch ein Bereitschaftsdienst zählt zur Arbeitszeit und muss entsprechend vergütet werden. Dabei können aber die gesetzlich erlaubten maximalen Arbeitsstunden pro Tag überschritten werden, ein Bereitschaftsdienst kann damit länger als acht oder zehn Stunden gehen.

Hieraus wird bereits erkennbar, dass es gesetzliche Regelungen zur Personalzeiterfassung geben muss, damit der Arbeitnehmer die erbrachte Arbeitszeit korrekt vergütet bekommt.

Als Arbeitszeiten werden bei der Personalzeiterfassung nicht nur die Zeiten gesehen, die ein Mitarbeiter an seinem Rechner im Büro oder an der Maschine in der Produktionshalle verbringt. Auch Dienstreisen gehören dazu, die Erstellung von Konzepten von zu Hause aus oder das Bearbeiten von Akten während einer Fahrt mit der Bahn. ( Foto: Shutterstock - Andrey_Popov )

Als Arbeitszeiten werden bei der Personalzeiterfassung nicht nur die Zeiten gesehen, die ein Mitarbeiter an seinem Rechner im Büro oder an der Maschine in der Produktionshalle verbringt. Auch Dienstreisen gehören dazu, die Erstellung von Konzepten von zu Hause aus oder das Bearbeiten von Akten während einer Fahrt mit der Bahn. ( Foto: Shutterstock – Andrey_Popov )

Die gesetzliche Regelung zur Personalzeiterfassung

Entsprechend eines Urteils des Europäischen Gerichtshofs von 2019 ist eine überaus genaue Dokumention der erbrachten Arbeitszeit notwendig. Auf welche Weise die Zeiterfassung vorgenommen werden muss, ist allerdings nicht geregelt.

Entsprechend der gesetzlichen Regelungen ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Arbeitszeit, die in § 3 Satz 1 des Arbeitszeitgesetzes definiert wird, aufzuzeichnen. Das gilt auch für die Zeit, die über die werktäglichen Arbeitszeiten hinausgehen. Die entsprechenden Nachweise müssen mindestens für zwei Jahre aufbewahrt werden.

Hintergrund ist keine konkrete Überwachung der Mitarbeiter, sondern das Gesetz zielt auf den Schutz der Gesundheit der Arbeitnehmer ab. Es soll sichergestellt werden, dass die erlaubten 40 Stunden in der Woche nicht überschritten werden. Mit der Personalzeiterfassung bekommt der Arbeitgeber die Möglichkeit, die per Arbeitsvertrag definierten Mindest- und Höchstarbeitszeiten der Mitarbeiter zu kontrollieren und gegebenenfalls auf deren Einhaltung hinzuwirken.

Moderne Personalzeiterfassung mit der Software?

Mit der Personalzeiterfassung soll es demnach möglich sein, die konkreten Arbeitszeiten aufzuzeichnen, was auch die Kontrolle über Pausenzeiten beinhaltet. Eine moderne Personalzeiterfassung wird heute online bzw. per Software durchgeführt.

Diese Variante der Zeiterfassung hat den Vorteil, dass die Erfassung und Übersicht über alle Arbeitszeiten sehr einfach ist und dass es sich zudem um eine kostengünstige Möglichkeit des Erfassens handelt. Stationäre Zeiterfassungssysteme sind deutlich kosten- und aufwandsintensiver!

Vorteile der flexiblen Personalzeiterfassung

Das Erfassen der Arbeitszeit ist per Software besonders effizient und kostengünstig. Doch auch die folgenden Vorteile kommen dazu:

  • Örtlich unabhängig

    Die Anwendung der Software ist lokal nicht begrenzt, sodass das Erfassen der Arbeitszeit unabhängig vom jeweiligen Einsatzort der Mitarbeiter möglich ist. Dies ist vor allem für Unternehmen wichtig, in denen Mitarbeiter auf Dienstreisen gehen.

  • Lückenlos

    Auch Pausenzeiten werden lückenlos erfasst, am Ende steht ein kompletter Überblick über alle tatsächlichen Arbeitszeiten.

  • Leichte Planung

    Dank der mithilfe der Software gewonnenen Daten ist es möglich, die Mitarbeiter im Unternehmen gezielt einzusetzen und den Personaleinsatz so effizient wie möglich vorzunehmen. Außerdem wird erkennbar, welche Arbeitnehmer bereits zu viele Überstunden haben und wer eventuell stärker eingeplant werden kann. Eine wichtige Grundlage zum Abrechnen von Löhnen und Gehältern wird damit geschaffen.

Mit einer flexiblen und digitalen Möglichkeit zur Zeiterfassung ist es somit leichter, auch die Zeiten im Home Office zu erfassen, die in der Vergangenheit deutlich häufiger vorgekommen sind als früher einmal. Systeme zur Zeiterfassung sind heute leicht und intuitiv anwendbar.

Die lückenlose Aufzeichnung der Arbeitszeiten wird umso einfacher, weil dies heute nicht mehr nur am PC, sondern auch am Smartphone, stationär am Eingang des Unternehmens sowie per App auf dem Tablet möglich ist. Das lückenlose Erfassen wird damit deutlich einfacher. Die Daten stehen in Echtzeit zur Verfügung, sodass eine umfassende Zeitplanung jederzeit möglich ist.

Arbeitgeber erhalten eine ständige Übersicht aber aktuell vor Ort anwesende Angestellte, über die Tätigkeit von Freelancern, über Urlaube und Krankheits- sowie anderweitige Fehlzeiten der Mitarbeiter. Wichtig ist bei der Auswahl der infrage kommenden Software, dass diese intuitiv und ohne Aufwand zu nutzen ist.

Die aktuelle Regierung fordert derzeit noch strengere Zeiterfassungspflichten für alle Branchen, wobei hier auch Minijobber einbezogen werden sollen. Der Vorteil für diese: Die Übersicht über die erbrachten Arbeitszeiten ist ständig vorhanden, unbezahlte Stunden werden reduziert.

Um online oder per Software die Arbeitszeit erfassen zu können, müssen seitens des Arbeitgebers einige Voraussetzungen erfüllt sein. ( Foto: Shutterstock - Studio Romantic )

Um online oder per Software die Arbeitszeit erfassen zu können, müssen seitens des Arbeitgebers einige Voraussetzungen erfüllt sein. ( Foto: Shutterstock – Studio Romantic )

Wichtige Voraussetzungen zur Anwendung im Unternehmen

Um online oder per Software die Arbeitszeit erfassen zu können, müssen seitens des Arbeitgebers einige Voraussetzungen erfüllt sein. Dazu zählt, dass ein funktionierender Internetanschluss bzw. eine mobile Datenverbindung vorhanden sein muss. Genutzt werden kann das Zeiterfassungssystem dann per App oder Browser-Interface.

Mehr braucht es nicht, um das System nutzen zu können. Wichtig ist jetzt nur noch, dass es seitens der Angestellten auch wirklich verwendet wird. Eine diesbezügliche Schulung, in deren Rahmen auch über die Pflichten zum Erfassen der Arbeitszeit aufgeklärt wird, ist sinnvoll.

Wichtig: Die Erfassung der Arbeitszeit unterliegt dem Betriebsverfassungsgesetz, in dem das Persönlichkeitsrecht definiert ist. Dieses besagt, dass die freie Entfaltung und Selbstständigkeit der Mitarbeiter geschützt werden muss. Persönliche Daten sind dabei nicht zu erheben. Der Arbeitgeber kann aber Überprüfungen der An- und Abwesenheitszeiten der einzelnen Arbeitnehmer durchführen. Unternehmen müssen bei solchen Überprüfungen darauf achten, dass nur die Personen auf die gespeicherten Daten zugreifen, die auch wirklich eine Berechtigung dafür haben.

Der Mitarbeiter loggt sich ein, ist aber nicht am Arbeitsplatz. Was tun?

Natürlich besteht theoretisch die Möglichkeit, dass sich beispielsweise ein Angestellter von zu Hause aus einloggt, weil er angeblich Akten bearbeitet. Die Arbeitszeit wird berechnet, tatsächlich wird aber keine Leistung erbracht.

Dies mag erst einmal kein Problem darstellen, doch wenn der Arbeitgeber dies herausfindet, hat er eine Vielzahl von rechtlichen Möglichkeiten, um gegen den Betrugsversuch vorzugehen. Es ist beispielsweise möglich, eine Abmahnung auszustellen. Auch eine Strafanzeige wegen Urkundenfälschung kann dem betrügenden Angestellten drohen. Des Weiteren ist in einigen Fällen sogar die fristlose Kündigung möglich.

In vielen Branchen ist es ausreichend, mit einer pauschalen Arbeitszeit zu rechnen, hier braucht der Arbeitgeber keine allzu detaillierte Dokumentation, die am besten minutiös aufgezeichnet wurde. ( Foto: Shutterstock - Andrey_Popov )

In vielen Branchen ist es ausreichend, mit einer pauschalen Arbeitszeit zu rechnen, hier braucht der Arbeitgeber keine allzu detaillierte Dokumentation, die am besten minutiös aufgezeichnet wurde. ( Foto: Shutterstock – Andrey_Popov )

Die passende Arbeitszeiterfassung auswählen

In vielen Branchen ist es ausreichend, mit einer pauschalen Arbeitszeit zu rechnen, hier braucht der Arbeitgeber keine allzu detaillierte Dokumentation, die am besten minutiös aufgezeichnet wurde.

Für die meisten Angestellten trifft das zu, wenn sie im Büro oder als Beamte tätig sind. Bei Produktionsmitarbeitern hingegen, die als Lohnempfänger oder auf Honorarbasis arbeiten und bei denen die genaue Stundenzahl, die sie erbracht haben, wichtig ist, ist die korrekte Abrechnung wichtig. Unternehmen, die ihre Angestellten im Schichtdienst beschäftigen oder bei denen Mitarbeiter Bereitschaftsdienst haben, sollten ebenfalls auf eine detaillierte Aufzeichnung der Beschäftigungszeiten achten.

Nicht zuletzt ist es ein wichtiger Punkt für die Entscheidung für oder gegen ein digitales Zeiterfassungssystem, ob der Arbeitgeber oder der Abteilungsleiter regelmäßig vor Ort ist und damit ohnehin eine gewisse Kontrolle über die Arbeitszeiten der Angestellten hat.

Ist das nicht der Fall oder sind einige Arbeitnehmer häufig zu Hause tätig, besteht keine Übersicht mehr über die erbrachten Arbeitsstunden, daher bietet sich die digitale Aufzeichnung derselben an. Hierbei ist aber wichtig, dass die Arbeitnehmer nicht das Gefühl bekommen, komplett überwacht zu werden, denn das würde dem Vertrauen in das Unternehmen großen Schaden zufügen.

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