Die Gewinnung qualifizierter Fachkräfte gilt als zentrale Herausforderung in vielen Unternehmen. Der Mangel an gut ausgebildeten Mitarbeitern und die gleichzeitig hohen Erwartungen der Bewerber machen es für HR-Teams schwierig, Einstellungsentscheidungen zu treffen. Mit traditionellen Recruiting-Methoden kommen sie häufig nicht weiter – sie sind zu aufwendig und zu kostenintensiv. Doch es gibt moderne Tools für den Bewerbungsprozess und das Bewerbungsmanagement, mit denen Personaler echte Vorteile im Kampf um Talente haben.
Digitales Recruiting: was das ist und was es kann
Besonders HR-Teams in großen Unternehmen des Mittelstands profitieren von Lösungen wie factorialhr.de, mit denen eine ganzheitliche Verwaltung der Bewerber möglich ist. Angefangen bei der ersten Stellenanzeige über die automatisierte Kommunikation bis hin zur Entscheidung für die Einstellung oder für eine Ablehnung des betreffenden Bewerbers beinhalten diese Tools alles, was bei der Mitarbeitersuche wichtig ist. Wichtig dabei: Alles läuft zentral und digital ab, der Aufwand für das Team wird minimiert. Damit wiederum wird ein weiterer entscheidender Punkt umgesetzt: Die Forderungen nach mehr Effizienz innerhalb der Personalverwaltung werden beantwortet.
Digitales vs. klassisches Recruiting
Das digitale Recruiting wird auch als Online- oder E-Recruiting bezeichnet und meint den Einsatz moderner Technologien und Softwares zum Finden neuer Mitarbeiter. Diese Technologien können mehr und mehr zum Einsatz und verdrängen die klassischen Methoden der Personalfindung. Letztere sind auf Stellenausschreibungen und Zeitungen und Fachzeitschriften spezialisiert, es werden klassische Bewerbungsgespräche von Angesicht zu Angesicht geführt und die Entscheidung über den besten Bewerber findet nach einer eingehenden Beurteilung der gesamten Bewerbungsunterlagen statt. Der zeitliche Aufwand ist hierbei um ein Vielfaches größer als bei der Nutzung digitaler Methoden. Dabei wird auf automatisierte Prozesse gesetzt, die Auswertungen präsentieren und eine schnelle Entscheidungsfindung garantieren.
Welche Bewerbungssoftwares können genutzt werden?
Das oben bereits erwähnte Factorial ist nur ein Beispiel für eine multi-funktionale Bewerbungssoftware, mit es ein Leichtes ist, neue Mitarbeiter zu bekommen. Dabei werden seitens der Software die Anforderungen an die Bewerber berücksichtigt, zudem werden Bewerbungen im Hinblick auf die gestellten Ansprüche ausgewertet. Neben solchen Softwares, die fest auf dem Rechner installiert oder in der Cloud genutzt werden können, gibt es weitere digitale Kanäle und Tools, die das Recruiting vereinfachen sollen:
- Online-Jobbörsen
- Karriereseiten der verschiedenen Unternehmen
- Soziale Netzwerke wie XING, LinkedIn oder Instagram
- Multiposting-Tools
Der Einsatz der Bewerbungsmanagement-Software kann durch Chatbots, die eine erste Qualifizierung der Bewerber vornehmen, ergänzt werden. Gern wird heute auch die Möglichkeit zum Führen von Bewerbungsgesprächen über Video-Interview-Plattformen genutzt. Der Aufwand für das Personaler-Team wird deutlich reduziert, standardisierte Prozesse erlauben es, Zeit und Kosten zu sparen und dabei gleichzeitig individuell auf die einzelnen Bewerber einzugehen.
Ohne digitale Tools geht es in der Personalbeschaffung nicht
Nicht nur das HR-Team wünscht sich eine einfache Möglichkeit, Bewerbungsverfahren effizient durchzuführen. Auch Bewerber selbst setzen hohe Erwartungen an die digitalen Angebote. Sie nutzen meist gern Online-Formulare, die sie an den erforderlichen Stellen ausfüllen müssen, statt langatmige Texte zu formulieren. Schnelle Rückmeldungen und ein transparentes Verfahren werden ebenfalls geschätzt. Gleichzeitig können Personaler Auswertungen zu den verwendeten Tools nutzen, um den Bewerbungsprozess weiter zu verbessern. In dem Zuge werden beispielsweise Absprungraten analysiert: An welcher Stelle geben Bewerber auf? Was spricht sie nicht mehr an und was kann geändert werden? Die entsprechenden Punkte abzustellen ist vor dem Hintergrund, dass möglicherweise qualifizierte Bewerber abspringen, von größter Wichtigkeit.
So wählen Recruiter die richtige Bewerbungssoftware aus
Die richtige Bewerbungssoftware sorgt dafür, dass alle Arbeitsschritte im Prozess automatisiert werden. Künstliche Intelligenz hilft dabei, die passenden Bewerber zu finden, gleichzeitig behält das HR-Team jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand im Verfahren. Die passende Software zum Bewerbungsmanagement sollte diese Anforderungen erfüllen:
- Multiposting: Stellenausschreibungen sollten automatisch auf verschiedenen Plattformen gepostet werden, ohne dass Wiederholungen nötig sind.
- Organisieren von Interviews: Termine für Bewerbungsgespräche werden dank intelligenter Terminplanung abgestimmt.
- Nutzen von KI: Die Auswertung von Bewerbungen mithilfe von KI spart Zeit und sorgt dafür, dass die besten Treffer gefunden werden.
- Exakte Beschreibungen: Stellenangebote werden dank KI treffend formuliert und können mit individuellen Punkten ergänzt werden.
- Anpassung des Prozesses: Prozesse lassen sich individuell auf das Unternehmen zuschneiden.
- Übersichtliche Darstellung: Organigramme zeigen offene Stellen, zudem wird der aktuelle Bewerbungsprozess übersichtlich dargestellt.
Zusammengefasst sind es demnach die Benutzerfreundlichkeit und der Funktionsumfang, die bei der Auswahl der passenden Bewerbungssoftware von entscheidender Bedeutung sind. Zudem sollte die Software skalierbar sein, denn unterschiedliche Unternehmen haben verschiedene Anforderungen an den Umfang der gewünschten Leistungen. Idealerweise lässt sich das Tool in andere Systeme integrieren, sodass die Übersichtlichkeit jederzeit gewahrt bleibt. Selbstverständlich muss der Datenschutz berücksichtigt werden: Recruiter sollten daher unbedingt darauf achten, wie das Tool mit personenbezogenen Daten arbeitet und welche davon gespeichert werden. Entsprechend müssen Bewerber auf die Einhaltung des Datenschutzes seitens des Unternehmens hingewiesen werden, auch dieser Punkt muss im Bewerbungsprozess (automatisch) erscheinen.
Vor- und Nachteile von Bewerbungssoftwares
Dass Bewerbungssoftwares praktisch sind, steht außer Frage. Sie sind im besten Fall in der Lage, die oben genannten Anforderungen zu erfüllen und erleichtern damit dem HR-Team die tägliche Arbeit. Gleichzeitig ist die Wahrscheinlichkeit groß, genau den Mitarbeiter zu finden, der am besten zum Unternehmen passt. Doch nicht immer hat die Software nur Vorteile.
Vorteile der Bewerbungsmanagementsoftwares
Auf der einen Seite stehen die Vorteile für das Unternehmen, das dank der Bewerbungsmanagementsoftware qualifizierte und für die Stelle exakt passende Mitarbeiter finden kann. Auf der anderen Seite steht der Ruf des Unternehmens, der ebenfalls durch Nutzung einer solchen Software beeinflusst wird. Positive Erfahrungen mit einem Unternehmen werden in Gesprächen weitergegeben und andere potenzielle Bewerber werden auf das Unternehmen mit dem einfachen Bewerbungsprozess aufmerksam. Die Vorteile der Nutzung einer Bewerbungssoftware sind damit im Einzelnen:
- Zeitersparnis: Durch automatisierte Prozesse werden Bewerber leichter gefunden. Insgesamt wird der manuelle Aufwand deutlich reduziert, zumal sogar Terminabsprachen mithilfe einer KI ohne Aufwand für das HR-Team möglich sind.
- Kostensenkung: Kann eine Stelle rascher besetzt werden, senkt das die Kosten für das Unternehmen, da die Kosten pro Stellenbesetzung sinken. Zugleich können Unternehmen dank des neuen Mitarbeiters produktiver arbeiten.
- Übersichtlichkeit: Alle Daten sind an einem Ort zu finden, ein zentraler Zugang zum System ist möglich. Der gesamte Bewerbungsprozess ist dokumentiert und damit jederzeit nachvollziehbar. Gleichzeitig ist die Zusammenarbeit im Team leichter und effizienter.
- Analysemöglichkeiten: Durch die Möglichkeit zur Analyse des gesamten Bewerbungsprozesses ist es leichter, das Bewerbungsverfahren anzupassen. Datenbasierte Entscheidungen können getroffen werden.
- Positives Nutzererlebnis: Auch Bewerber profitieren von der Bewerbungssoftware, da sie schnell und einfach durch den Bewerbungsprozess geleitet werden.
Nachteile der Bewerbungsmanagementsoftwares
Die Nutzung einer Bewerbungsmanagementsoftware ist mit so vielen Vorteilen verbunden, dass mögliche Nachteile in den Hintergrund treten. Dennoch sollen sie der Vollständigkeit halber genannt werden. Ein solcher negativer Aspekt besteht beispielsweise in der Einführung der Software. Gegebenenfalls sind Schulungen nötig, um die einzelnen Funktionen richtig anwenden zu können. Allerdings gibt es mittlerweile intuitiv zu bedienende Bewerbungssoftwares, die nach kurzer (eigenständiger) Einarbeitung im kompletten Umfang genutzt werden können.
Ein weiterer Nachteil besteht in den Kosten für das Unternehmen, wobei auch dieser Aspekt relativiert werden kann. Durch den effizienteren Bewerbungsprozess treten monatliche Gebühren oder ein Lizenzkauf in den Hintergrund – die damit verbundenen Kosten amortisieren sich bereits nach kurzer Zeit.
Vielfach angeführte Nachteile bezüglich des Datenschutzes können bei Auswahl von professionellen Softwares namhafter Anbieter ebenfalls widerlegt werden. Diese Anbieter legen größten Wert darauf, dass Nutzer- und Bewerberdaten sicher sind. Hinweisen auf mögliche Vorsichtsmaßnahmen sollte jedoch Folge geleistet werden, um die Sicherheit der Software zu erhöhen.
