Bibliothek aufbauen: PDF ist das Format zum Publizieren

In Zeiten von Digitalisierung, E-Books und der zunehmenden Verbreitung von Tablets, spielen immer mehr Menschen mit dem Gedanken, sich online eine Bibliothek aufbauen zu lassen. Ein Ziel dessen: die „analogen“ Inhalte auf den heimischen Laptop zu übertragen. Ein Verfahren, das Büchereien schon lange umsetzen. Meist im beliebten, praktischen PDF-Format.

Sich eine digitale Bibliothek aufbauen: PDF ist das richtige Format

Wer sich eine solche Bibliothek aufbauen möchte, kommt hier an einem Format bzw. Dokument nicht vorbei: dem PDF-Dokument. Dieses eignet sich sehr gut dazu, sowohl selbst zu publizieren und zu veröffentlichen, als auch um seine Dokumente für viele, viele Jahre zu archivieren. Wer sich online eine Bibliothek aufbauen lässt oder dies – wenn die entsprechenden Kenntnisse sowie die erforderliche Technik vorhanden ist – selbst tut, der kommt an PDF nicht vorbei. Es ist hier das Format der Wahl, da ein Großteil der Formatvorteile hier voll zur Geltung kommt.

Das Portable Dokumentenformat PDF ermöglicht etwas, was den Systemdesignern über Jahrzehnte nicht gelungen ist: die Brücke zu schlagen zwischen den Systemwelten Windows, IOS, Linux, und wie sie alle heißen. Beim Aufbau einer Bibliothek sollte sich der kreativ Schaffende auch von dem Gedanken der Zugänglichkeit leiten lassen. Was nützt die wertvollste Bibliothek, wenn ein großer Teil der Menschheit vom Zugang ausgeschlossen ist? (#3)

Das Portable Dokumentenformat PDF ermöglicht etwas, was den Systemdesignern über Jahrzehnte nicht gelungen ist: die Brücke zu schlagen zwischen den Systemwelten Windows, IOS, Linux, und wie sie alle heißen. Beim Aufbau einer Bibliothek sollte sich der kreativ Schaffende auch von dem Gedanken der Zugänglichkeit leiten lassen. Was nützt die wertvollste Bibliothek, wenn ein großer Teil der Menschheit vom Zugang ausgeschlossen ist? (#3)

Ganz allgemein: die Abkürzung PDF steht für „Portable Document Format“ (Portables Dokumentenformat). Auf nahezu allen Rechnern in Bibliotheken sowie Büchereien – ob Uni-Bibliothek, Stadt- oder spezifische Fachbücherei – finden sich Dokumente in diesem Format. Der Begriff „portable“ in der Formatbezeichnung impliziert bereits die wichtigste Eigenschaft. Jene, die einst überhaupt erst zur Entwicklung von PDF führte: elektronische Dokumente sollten unabhängig von einem bestimmten Modell, Hersteller sowie Betriebssystem nutzbar gemacht werden – originalgetreu und unverfälscht. Das PDF-Dokument lässt sich daher immer genau in der Version betrachten und ausdrucken, die einst vom Autor oder dem Ersteller festgelegt wurde.

Um online eine hochwertige Bibliothek aufbauen zu können sowie diese dann im Nachhinein für jede Person und vor allem auch jedes Endgerät nutzbar zu machen, erweist sich diese Eigenschaft als essentiell und unwahrscheinlich vorteilhaft. Eine eingescannte Seite, die nun entweder online oder lokal auf dem Server vorliegt, ist nun von jedermann einsehbar. Dabei spielt es keine Rolle, ob jemand das PDF-Dokument beispielsweise mit einem älteren Windows-PC oder einem brandneuen Mac öffnet.

Denn sowohl was das Publizieren als auch die lange Speicherung und digitale „Bewahrung“ von Dokumenten angeht, bietet PDF eine ganze Reihe von sehr nützlichen Vorteilen.

Bibliothek aufbauen und online publizieren: die Vorteile von PDF

Unabhängig davon, ob man seinen heimischen Buchbestand digitalisieren oder Texte im Web einer Vielzahl an Usern zugänglich machen möchte: PDF ist das Format der Wahl. Denn immer wieder kommt es bei Textverarbeitungsprogrammen wie z.B. Word zu Problemen, wenn die Nutzer, die darauf zugreifen wollen, unterschiedliche Betriebssysteme oder Anwendersoftware nutzen. Verfasst jemand etwa unter Windows XP ein Text-Dokument mit Word 2007, dann ist es wahrscheinlich, dass dieses Dokument auf einem Linux-Rechner mit einem anderen Textprogramm, völlig anders dargestellt wird. Genau dieses Problem tritt bei PDF-Dokumente nicht auf: sie sind unabhängig von Betriebssystemen und Textverarbeitungsprogrammen. Die Darstellungsqualität wird jederzeit beibehalten und gewährleistet.

Einige weitere, wesentliche Vorteile von PDF, die sich auch Bibliotheken bei der Digitalisierung ihres Bestands zu Nutze machen, sind:

  • flexibler Austausch: jeder kann PDF-Dokumente weitergeben und ausdrucken
  • erweiterte Funktionalität: aktuelle Software-Versionen zum Erstellen oder Drucken von PDF-Dokumenten warten mit zusätzlichen Extras auf (z.B. kann das Dokument mit Notizen oder Kommentaren bestückt werden)
  • hohe Usability: meist genügt ein einfacher Mausklick, um – aus vielen Anwendungen bzw. Programmen heraus – ein PDF-Dokument zu erstellen. In Word z.B. klickt man einfach „Drucken als PDF“ und schon kann man das Dokument umwandeln und man hat eine schnelle Lösung zur Übertragung in dieses Format, gefunden

Bibliothek aufbauen: PDF/A ermöglicht Langzeitarchivierung

Gerade in unserer schnelllebigen zeit ist der Blickwinkel der Langlebigkeit der inventarisierten Inhalte zentral. Können künftige Media-Viewer die gespeicherten Inhalte noch anzeigen? Das Beispiel des Formates "Flash" zeigt, wie schnell aus dem Hype-Format von gestern ein nutzloses Oldschool-Format wird. (#2)

Gerade in unserer schnelllebigen zeit ist der Blickwinkel der Langlebigkeit der inventarisierten Inhalte zentral. Können künftige Media-Viewer die gespeicherten Inhalte noch anzeigen? Das Beispiel des Formates „Flash“ zeigt, wie schnell aus dem Hype-Format von gestern ein nutzloses Oldschool-Format wird. (#2)

Doch so gut sich (das klassische) PDF für die lange, digitale Speicherung und das Publizieren von Dokumenten, gefundenen alten Büchern sowie Schriftwerken aller Art eignet, einen kleinen Haken gibt es: bestimmte Inhalte, meist multimedialer Natur, könnten – so Experten – hinsichtlich der Langzeitspeicherung Probleme machen. Die Fachleute können nicht mit Sicherheit sagen, dass dieser multimediale Content in einem handelsüblichen PDF-Dokument auch in vielen Jahrzehnten noch lesbar sein wird. Zu diesen Inhalten zählen z.B.:

  • Flash-Inhalte
  • Scriptsprachen verschiedenster Art, z.B. PHP oder Perl
  • Formularfelder (z.B. auf den Webseiten in der öffentlichen Verwaltung sowie im Finanzsektor, haben sich PDF-Formulare schon lange durchgesetzt)

Um etwa eine eingescannte Buch-Seite mit Formularfeldern oder auch eine PDF-Datei mit eingebundenen Flash-Animationen länger zu archivieren und damit „haltbar“ zu machen, haben Entwickler eine Alternative gefunden: sie schufen das PDF-Unterformat PDF/A. Dieses Format wurde im Jahre 2005 zum internationalen Standard für die Langzeitarchivierung von Dokumente aller Art, erklärt. Wer mit dem Gedanken spielt, sich eine digitale Bibliothek aufbauen zu lassen und später über vieler dieser multimedialen Inhalte in seinen Dateien verfügt, der kommt an diesem speziellen Unterformat kaum vorbei. PDF/A stellt wesentlich strengere Vorgaben an eine PDF-Datei bzgl. bestimmter Aspekte, z.B.

  • dass die Seite vollständig ist (etwa hinsichtlich von Metadaten)
  • dass dem PDF eindeutige Schriften und Farben zugewiesen werden können
  • dass das PDF für jedermann zugänglich ist (eine Verschlüsselung ist nicht möglich)

Sich eine online eine Bibliothek aufbauen heißt also auch: bei entsprechendem, schwer auf Jahrzehnte hin zu speicherndem Content, entsprechende Optimierungs-Möglichkeiten zu kennen. Und diese Möglichkeit hießt hier: PDF/A. Erstellen lässt sich ein PDF/A-Dokument am ehesten mit dem Programm Adobe Acrobat Professional oder auch dem kostenfreien PDF Creator.

Nach Aufbau der Web-Bibliothek: Publizieren in PDF

Wer sich im Web eine Bibliothek aufbauen will, spielt natürlich auch mit dem Gedanken, diese digitalisierten Inhalte später zu publizieren, um die Dokumente möglichst vielen Menschen zur Verfügung zu stellen. Die Erstellung der zu publizierenden Inhalte in PDF lohnt sehr und dabei müssen es nicht immer große Institutionen, die öffentliche Verwaltung, Firmen, die Stadt-Bibliothek oder Behörden sein, die sich online eine Bibliothek aufbauen. Auch der Privatpersonen oder der Berufstätige, der für sich persönlich die eigene, individuelle Web-Bibliothek aufbauen und schaffen will, sollte seinen Content später als PDF publizieren.

Vor allem für Nutzer, die mit einem eigenen Layout und Design versehene Dokumente verbreiten wollen, lohnt das PDF. Dies könnte z.B. für Firmen interessant sein, die auf ihren Dokumenten auf jeden Fall das Firmenlogo enthalten haben wollen oder die Schrift im Text im typischen Corporate-Design verfasst sein soll. Grundsätzlich gilt und wichtig für all jene, die sich eine Bibliothek aufbauen möchten, zwecks anschließender Publikation: Content und Textinhalt eines PDF-Dokuments lassen sich visuell weitaus besser und vielfältiger aufbereiten, als dies mit den gängigen HTML- und CSS-Möglichkeiten der Fall ist. Und: oftmals ist es viel einfacher und komfortabler, das Dokument im Anschluss auszudrucken. Dann kann man die Inhalte ganz bequem in Papierform, auch unterwegs, lesen.

Nach dem Bereitstellen der Inhalte der Bibliothek ist es wichtig, die Dokumente einer breiten Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Es gibt mehrere Plattformen, welche eine einfache und wirksame Verbreitung der digitalen Inhalte ermöglichen. (#1)

Nach dem Bereitstellen der Inhalte der Bibliothek ist es wichtig, die Dokumente einer breiten Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Es gibt mehrere Plattformen, welche eine einfache und wirksame Verbreitung der digitalen Inhalte ermöglichen. (#1)

Nach der Digitalisierung, stehen für die Veröffentlichung der PDF-Dateien im Anschluss, eine ganze Reihe an verschiedenen Web-Portalen und Tools zur Verfügung. Eine der Wichtigsten:

  • issuu.com: eignet sich sehr gut für Magazine und Reports. Das unterstütze Dateiformat ist Adobe PDF
  • scribd.com: gut geeignet, um nach unterschiedlichen Dokumenten und zu suchen und diese zu lesen. Das Tool unterstützt neben PDF alle anderen, gängigen Formate
  • yudu.com: Dokumente können publiziert, aber genauso gut multimedialer Content (Audio und Video) veröffentlicht werden
  • slideshare.net: einer der bekanntesten Dienste im deutschsprachigen Raum. Ermöglicht vor allem den Upload von PowerPoint Präsentationen, Word- und PDF-Dokumenten

Wer sich ein eigenes privates Archiv sowie online eine Bibliothek aufbauen will, um den Content anschließend zu publizieren, sollte bei einem dieser Dienste fündig werden.

Online-Bibliothek aufbauen: Büchereien digitalisieren Dokumente

Alles fing mit dem Büchereien an. Büchereien, die sich online eine Bibliothek aufbauen wollen, nutzen schon seit längerer Zeit die unterschiedlichsten technischen Maßnahmen und digitalen Labore, um ihren Bestand an Büchern auf die Festplatten zu übertragen. Nicht wenige öffentliche Bibliotheken, so z.B. die Bayerische Staatsbibliothek in München, investieren Millionen, um ihre alten Bücher und Dokumente in dieser Form zu digitalisieren. Die Stichworte lauten: Langzeitarchivierung und Online-Katalogisierung von Unterlagen verschiedenster Art, wertvollen Akten, Plänen, Büchern, Dokumenten etc.

Doch auch mehr und mehr Privatpersonen, deren Büchersammlung zu Hause einfach zu viel Platz wegnimmt oder an denen langsam der Zahn der Zeit nagt, haben vermehrt ein Ziel vor Augen: sie wollen sich online eine Bibliothek aufbauen und auf die sie jederzeit Zugriff haben – von überall aus, mit jedem Endgerät.

(Online-) Bibliothek aufbauen, Bücher und Dokumente elektronisch nutzbar machen und den eigenen Bestand von der „analogen“ in die „digitale“ Welt zu übertragen: das sind eben jene Ideen, die hinter all dem stehen. E-Books und digitalisierte Inhalte halten lange, sehr lange. An ihnen nagt der Zeit nicht in der Form, wie dies beim „klassischen Buch“ der Fall ist. Dahinter steckt freilich viel Arbeit und ein hoher Aufwand: Seite für Seite muss digitalisiert und in die entsprechende Form überführt werden. Aber die investierte Zeit, um sich online und z.B. mit Hilfe der Techniker in den entsprechenden Labors, die Bibliothek aufbauen und die Dokumente einlesen zu lassen, lohnt: eine sichere Langzeitspeicherung und -archivierung wird kombiniert mit der platzsparenden, adäquaten „Online-Ablage“ auf dem heimischen oder dem Bibliotheks-Rechner.


Bildnachweis: © unsplash.com – Titelbild Gabriel Ghnassia, #1 Patrik Gothe, #2 Pavan Trikutam, #3 Brina Blum

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Über Marius Beilhammer

Marius Beilhammer, Jahrgang 1969, studierte Journalismus in Bamberg. Er schreibt bereits viele Jahre für technische Fachmagazine, außerdem als freier Autor zu verschiedensten Markt- und Businessthemen. Als fränkische Frohnatur findet er bei seiner Arbeit stets die Balance zwischen Leichtigkeit und umfassendem Know-how durch seine ausgeprägte Affinität zur Technik.

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